Số hóa hồ sơ lưu trữ - bước tiến để Hà Nội xây dựng thành phố thông minh

• Chuyên gia chỉ ra ưu tiên hàng đầu khi xây dựng thành phố thông minh
• Hà Nội hướng tới đô thị xanh, thông minh, là thành phố kết nối toàn cầu
• Đẩy nhanh số hóa dữ liệu để sớm có tiện ích phục vụ nhân dân

Những chỉ đạo bài bản

Ngày 30-12-2022, Thành ủy Hà Nội đã ban hành Nghị quyết số 18-NQ/TU về Chuyển đổi số, xây dựng thành phố Hà Nội thông minh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Trước đó, CATP Hà Nội, Ban Tuyên giáo Thành ủy, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND TP đã tích cực phối hợp, tham mưu Thành ủy Hà Nội đưa nội dung triển khai Đề án 06 vào dự thảo Nghị quyết này. Nghị quyết đề ra mục tiêu tổng quát: “Đến năm 2025 thực hiện chuyển đổi số phát triển Thủ đô theo hướng thông minh, hiện đại; tạo điều kiện cho kinh tế tăng trưởng nhanh, hiệu quả và bền vững. Hà Nội phấn đấu thuộc nhóm các địa phương dẫn đầu cả nước về chuyển đổi số”. Đây được xem là giải pháp đột phá với bước đi và lộ trình phù hợp nhằm xây dựng, phát triển Thủ đô “Văn hiến - Văn minh - Hiện đại”.

Hàng triệu trang hồ sơ cư trú đã được CAQ Bắc Từ Liêm số hóa offline và online trong cao điểm 45 ngày đêm

Theo Nghị quyết 18, đến năm 2030, xây dựng Thủ đô Hà Nội cơ bản trở thành thành phố thông minh, hiện đại; phấn đấu 100% thủ tục hành chính có đủ điều kiện được cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình, trên nhiều phương tiện hiện đại. Hoàn thành từ 90% trở lên các cơ sở dữ liệu chuyên ngành; chia sẻ dữ liệu cung cấp dịch vụ công; hình thành hệ sinh thái chính quyền số... Đến nay, chính quyền số từng bước được triển khai; hạ tầng số bảo đảm điều kiện phục vụ các nhiệm vụ phát triển nền tảng số, dữ liệu số và các hoạt động chuyển đổi số khác.

Trong năm 2023, thành phố triển khai 3 hệ thống quan trọng là Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính liên thông 3 cấp (còn gọi là phần mềm “một cửa”); Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm quản lý đảng viên.

Lực lượng công an và đoàn viên thanh niên quận Long Biên hướng dẫn các đảng viên cài phần mềm “Sổ tay Đảng viên điện tử”

Bước đi đầu tiên và về đích thành công

Là cơ quan thường trực trong triển khai thực hiện Đề án 06 của thành phố, CATP Hà Nội nhận thức rõ vai trò nòng cốt, trong đó có nhiệm vụ thu thập dữ liệu dân cư, số hóa tàng thư dân cư và đẩy vào Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư. Đây là dữ liệu gốc để chia sẻ với sở, ngành.

CATP đã triển khai đợt cao điểm 45 ngày đêm số hóa tàng thư cư trú. Tính đến ngày 3-3-2023, 28/30 công an các quận, huyện, thị xã đã hoàn thành việc số hóa tàng thư cư trú (offline) và đang “hòa mạng” với Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư.

Theo Thiếu tá Nguyễn Thành Lâm - Trưởng phòng Cảnh sát QLHC về TTXH (CATP Hà Nội), tiến độ Bộ Công an đặt ra là đến ngày 31-8-2023 toàn bộ hồ sơ tàng thư cư trú sẽ được online trên Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư, nhưng tại thời điểm này nhiều đơn vị đã hoàn thành số hóa hồ sơ online như CAQ Long Biên, Bắc Từ Liêm, Tây Hồ, Đan Phượng, Hà Đông, Hai Bà Trưng, Hoài Đức… “Đã có những ca làm việc kết thúc vào lúc 3h sáng ngày hôm sau” - chỉ huy Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH chia sẻ.

Thiếu tá Nguyễn Thành Lâm nhìn nhận, số hóa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Căn cước công dân (CCCD) là một bước tiến quan trọng để bổ sung vào Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư, nên ngay khi Bộ Công an triển khai kế hoạch “Thực hiện số hóa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/CCCD của lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH”, CATP Hà Nội đã xây dựng kế hoạch, chỉ đạo công an các quận, huyện, thị xã gấp rút xây dựng cơ sở, chuẩn bị các điều kiện để có thể triển khai kế hoạch và quyết tâm hoàn thành trong thời gian sớm nhất.

Thượng tá Nguyễn Bá Ngự - Phó trưởng CAQ Bắc Từ Liêm cho biết, ngày 9-9-2022, CAQ đã xây dựng và triển khai Kế hoạch số 350 về thực hiện số hóa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/CCCD của lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH trên địa bàn quận Bắc Từ Liêm, chính thức triển khai số hóa từ ngày 19-11. Thời điểm đó, chỉ huy CAQ Bắc Từ Liêm đặt mục tiêu sẽ số hóa toàn bộ hồ sơ sau 45 ngày. “Khắc phục những khó khăn, đề xuất các phương án giải quyết phù hợp, mỗi cán bộ, chiến sĩ của Đội Cảnh sát QLHC về TTXH đều tự nhủ bớt thời gian của cá nhân để dành thời gian cho công việc” - Thượng tá Nguyễn Bá Ngự chia sẻ.

Chia sẻ về kinh nghiệm của đơn vị mình, Thiếu tá Đào Quang Sơn - Phó Đội trưởng Đội Cảnh sát QLHC về TTXH CAQ Long Biên cho hay, thời điểm thực hiện kế hoạch số hóa đúng vào dịp cuối năm, công việc của các đội nghiệp vụ hay công an các phường rất bận rộn với hàng loạt báo cáo tổng kết. Để hoàn thành mục tiêu đặt ra, Đội Cảnh sát QLHC về TTXH đã huy động thêm cán bộ, chiến sĩ từ công an các phường, đội nghiệp vụ, tranh thủ thời gian, sắp xếp công việc tại đơn vị công tác để hoàn thành chỉ tiêu số hóa mà CATP giao theo đúng tiến độ đề ra.

Tạo điều kiện tối đa cho người dân

Việc triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp bảo đảm số hóa 100% hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/CCCD để tái sử dụng kết quả số hóa trong tiếp nhận, giải quyết các thủ tục đăng ký cư trú, cấp CCCD tại cơ quan công an và tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, đã giúp người dân không phải khai báo, cung cấp lại thông tin theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Công an và CATP Hà Nội. Qua đó, tạo cơ sở cho công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ bảo đảm “toàn vẹn, lâu dài”. Thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu giấy sang hồ sơ, tài liệu số, dữ liệu số phục vụ hiệu quả chủ trương chuyển đổi số bảo đảm quản lý và khai thác tập trung.

Trong quá trình triển khai, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, dữ liệu được số hóa phục vụ kết nối, tích hợp với Cơ sở Dữ liệu quốc gia về dân cư, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Nhờ đó, phục vụ nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời các yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu cung cấp, khai thác thông tin trong hồ sơ đăng ký cư trú, hồ sơ cấp CCCD đang lưu trữ tại cơ quan công an. Với những bước tiến mới trong công tác số hóa dữ liệu tàng thư cư trú, chỉ ngay trong năm 2023, với một cú click chuột, thông tin cư trú của công dân sẽ hiện ra đầy đủ trên hệ thống, thay thế cho những túi hồ sơ ám bụi thời gian, chật ních trong những căn phòng lưu trữ.