Dịch vụ công mức 4 sử dụng trên phần mềm ESAMS (hệ thống quản lý chính quyền điện tử). Quy trình cấp bản sao hộ tịch gồm 4 bước. Bước 1, người có yêu cầu khai thông tin đầy đủ theo mẫu tờ khai điện tử và gửi hồ sơ đính kèm. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định thì tiếp nhận; gửi phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử cho công dân. Trường hợp hồ sơ còn thiếu, chưa đầy đủ, không hợp lệ thì gửi văn bản điện tử hướng dẫn để công dân bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối giải quyết. Tiếp đến là thực hiện lệnh chuyển hồ sơ trên hệ thống tới Phòng Tư pháp cấp quận, huyện hoặc công chức Tư pháp cấp phường, xã để giải quyết.
Ba bước còn lại là quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả của lãnh đạo Phòng Tư pháp, công chức tư pháp, cán bộ bộ phận “một cửa”. Sau khi thực hiện xong quy trình này là quy trình trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính.
Việc thực hiện DVC mức độ 4 góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, phục vụ tốt hơn yêu cầu của công dân, tổ chức.