- Cách hữu hiệu để bảo vệ khỏi các cuộc tấn công mạng khi làm việc từ xa
- Phòng Covid-19 tại công sở: Khuyến cáo người ốm không đến cơ quan, thúc đẩy chế độ làm việc từ xa…
Mặc dù làm việc từ xa có thể có những khó khăn, thách thức riêng, bởi vậy, các chuyên gia về hiệu suất tại nơi làm việc khuyến khích các chủ doanh nghiệp, nhân viên lường trước những cạm bẫy phổ biến. Thanh Phạm, người sáng lập và Giám đốc điều hành Công ty đào tạo năng suất Asian Efficiency cho biết: “Hãy tập trung vào việc quảng bá rộng rãi và tìm cách khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau thay vì làm việc một mình”. Cho dù công ty của bạn làm việc từ xa theo đặc thù công việc hay do hoàn cảnh bắt buộc, thì các ứng dụng và công cụ kỹ thuật dưới đây sẽ giúp tối ưu hóa việc thiết lập công việc từ xa của bạn.
 |
Làm việc từ xa là xu thế tất yếu trong thời dịch Covid-19 |
Nhắn tin tức thời (Instant messaging)
Các phần mềm nhắn tin nhanh ngày càng trở nên phổ biến ở nơi làm việc. Một hệ thống tốt sẽ cho phép bạn gửi các tin nhắn riêng lẻ cũng như các cuộc trò chuyện nhóm hiệu quả tương đương với việc đi đến bàn của đồng nghiệp để thảo luận nhanh. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu và hình ảnh với người khác trong mạng của mình.
Các công ty có thể tạo các kênh để tổ chức các cuộc trò chuyện lâu dài hơn giữa các phòng ban hoặc các nhân viên có chung công việc chuyên môn, sở thích. Và nếu nhóm của bạn liên lạc với khách hàng hoặc nhà thầu thường xuyên, bạn có thể cung cấp quyền truy cập hạn chế vào các kênh cụ thể để tăng cường tương tác nhóm.
Slack và Microsoft Teams là hai trong số những thương hiệu nổi tiếng nhất về nhắn tin nhanh trên máy tính và thiết bị di động. Cả Slack và Teams đều cung cấp các phiên bản miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, trong khi các công ty có thể nâng cấp lên tài khoản cao cấp với nhiều dung lượng, tính năng và quyền kiểm soát cao hơn.
Hội nghị truyền hình (Video conferencing)
Trong khi các công cụ nhắn tin được xem là hoàn hảo để cập nhật thông tin nhanh chóng và đặt câu hỏi dễ dàng, phần mềm hội nghị truyền hình cho phép bạn tổ chức các cuộc thảo luận nhóm và đưa ra các thông báo trên toàn công ty một cách trực tiếp. Các cuộc họp ảo loại bỏ sự cần thiết của vô số email và tin nhắn qua lại, đồng thời cho phép bạn nhìn thấy mặt và ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia.
Với các ưu điểm vượt trội, phù hợp khắc phục những hạn chế về khoảng cách, video conferencing giúp tăng năng suất hoạt động công việc một cách tối đa. Phần mềm này đảm bảo nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, các bài thuyết trình, ý tưởng được thuyết trình một cách dễ dàng đồng thời cho nhiều điểm cầu khác nhau. Hệ thống hội nghị trực tuyến với những tính năng bảo mật vượt trội, ổn định và lưu giữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.
Với các doanh nghiệp kinh doanh, phần mềm này giúp tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phát triển mối quan hệ tốt giữa khách hàng và đối tác. Hệ thống hội nghị trực tuyến giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc họp đúng thời gian. Giúp doanh nghiệp phản hồi các thắc mắc của đối tác và khách hàng kịp thời.
Phần mềm Zoom đã trở thành một cái tên quen thuộc chỉ sau một đêm khi bắt đầu đại dịch Covid-19, khi tất cả mọi người từ doanh nghiệp đến trường học cho đến gia đình tìm cách duy trì kết nối trong thời gian giãn cách, phong tỏa. Các thương hiệu nổi tiếng khác bao gồm GoToMeeting, Google Meet và Join.me. Zoom, GoToMeeting và Google Meet đều cung cấp các phiên bản cơ bản miễn phí với các tùy chọn nâng cấp có sẵn, trong khi người dùng Join.me phải trả tiền để tổ chức các cuộc họp ảo.
Lập kế hoạch (Scheduling)
Sự linh hoạt giữa các lịch trình và múi giờ có thể là một trong những tài sản lớn nhất đối với một doanh nghiệp hoàn toàn từ xa. Tuy nhiên, việc nhanh chóng theo dõi tình trạng sẵn có của mọi người có thể là một thách thức, đặc biệt là khi tính theo múi giờ và ngày lễ.
Bạn có thể đã quen thuộc với Lịch Google và Microsoft Outlook, những tính năng này đồng bộ hóa lịch cho mọi người trong tổ chức của bạn. Khi bạn thêm khách mời vào lịch mời, công cụ sẽ tự động hiển thị cho bạn bản xem trước về tình trạng sẵn sàng của từng đồng đội để bạn có thể tìm thấy khoảng thời gian phù hợp với mọi người. Nếu bạn chủ yếu lên lịch các cuộc họp với các cá nhân bên ngoài tổ chức công việc của mình, Doodle hoặc Calendly hữu ích hơn cho nhu cầu của mình. Với Doodle, bạn tạo một cuộc thăm dò về thời gian họp có sẵn, sau đó mời những người tham gia của bạn chọn các tùy chọn phù hợp nhất với lịch trình của họ.
Calendly hoạt động theo cách khác: Bạn tạo lịch với thời gian có sẵn của mình, sau đó chia sẻ liên kết lịch với bất kỳ ai muốn lên lịch cuộc họp. Tất cả các công cụ lập lịch này đều có sẵn miễn phí, với chức năng nâng cấp có sẵn cho các tài khoản trả phí. Chẳng hạn, Outlook for Business miễn phí dùng thử một tháng, sau đó mới tính phí theo tháng.
Quản lý dự án (Project management)
Hệ thống quản lý dự án giúp lãnh đạo và nhân viên hợp tác trong các mục tiêu của công ty bằng cách chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ và hành động nhỏ hơn. Một công cụ quản lý dự án tốt cho phép bạn gắn thẻ cộng tác viên cho từng dự án, sau đó đặt và giao nhiệm vụ phụ cho các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm cho hành động đó. Các nhiệm vụ phụ có thể bao gồm thời hạn cũng như ghi chú để tham khảo nhanh. Bạn cũng có thể chỉ định cài đặt bảo mật tùy chỉnh để đảm bảo rằng một số dự án nhất định chỉ dành cho những người có đủ điều kiện.
Hiện có hàng chục công cụ quản lý dự án tuyệt vời, nhiều công cụ trong số đó chỉ khác nhau không đáng kể. Những cái tên phổ biến trong không gian này bao gồm Trello, Asana, Basecamp và Monday.com… Tất cả đều cung cấp các phiên bản miễn phí với các bản nâng cấp trả phí.
Lưu trữ dữ liệu (Data storage)
Lưu trữ đám mây lưu các tệp kỹ thuật số trực tuyến thông qua một nhà cung cấp chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì các máy chủ lưu trữ dữ liệu. Về phía bạn, việc truy cập bộ nhớ đám mây sẽ không khác gì xem một tệp trên máy tính, mặc dù các tệp lớn như video có thể mất một chút thời gian để tải lên. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến bao gồm Google, Dropbox và Box, tất cả đều cung cấp các gói cơ bản miễn phí cho người tiêu dùng cũng như các gói trả phí cho doanh nghiệp.
Đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ, có thể có những khó khăn về kinh nghiệm và kinh phí cho các phần mềm mới. Và có một cách dễ dàng để giữ cho nhóm của mình được kết nối và hoạt động hiệu quả, đơn giản, cả Google và Microsoft đều cung cấp các gói quản lý nơi làm việc toàn diện kết hợp hầu hết các giải pháp này với chi phí chỉ khoảng 5 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng.
